Updates
Tachograafplicht voor ondernemers: wat als je maar af en toe met je bus en aanhanger rijdt?
Wanneer heb je als zzp'er een tachograaf nodig? Lees de regels voor je bedrijfsbus met aanhanger, eigen vervoer, privéritten en uitzonderingen.
Je bent geen vrachtwagenchauffeur. Je bent bijvoorbeeld siersmid, aannemer, installateur of meubelmaker. Het grootste deel van je week ben je bezig met je eigen vak. Maar soms moet je materialen ophalen of producten afleveren bij een klant. En daarvoor gebruik je je bedrijfsbus, eventueel met een aanhanger.
Moet je dan een tachograaf hebben? En hoe zit het als je de ene week helemaal niet rijdt, de volgende week naar Duitsland moet en je bedrijfsbus tussendoor ook privé gebruikt?
Sinds 1 juli 2026 gelden nieuwe tachograafregels voor bepaalde lichte bedrijfsvoertuigen. We leggen uit wanneer die regels voor jou gelden, welke uitzonderingen er zijn en waar je als kleine ondernemer op moet letten.
1. Wanneer geldt de tachograafplicht voor een bedrijfsbus?
Een tachograaf registreert onder andere je rijtijden, pauzes en rusttijden. Daarmee wordt gecontroleerd of bestuurders zich aan de Europese rij- en rusttijdenregels houden. Voor goederenvervoer zijn twee gewichtsgrenzen belangrijk.
Meer dan 3.500 kg
Vervoer je goederen met een voertuig of voertuigcombinatie waarvan de toegestane maximummassa meer dan 3.500 kg bedraagt? Dan gelden in principe de Europese rij- en rusttijdenregels. Dat geldt ook voor ritten binnen Nederland.
Meer dan 2.500 kg bij internationaal vervoer
Sinds 1 juli 2026 gelden deze regels ook voor internationaal goederenvervoer en cabotage met voertuigen of voertuigcombinaties waarvan de toegestane maximummassa meer dan 2.500 kg bedraagt. Voor voertuigen die onder deze uitbreiding vallen, is een slimme tachograaf van de tweede generatie verplicht.
Maar let op: er bestaan uitzonderingen. Je bent dus niet automatisch tachograafplichtig zodra je met je bedrijfsbus de grens overgaat.
2. Rijd je met een aanhanger? Dan telt het gewicht van de combinatie
Dit is een belangrijk aandachtspunt voor ondernemers die hun bedrijfsbus regelmatig combineren met een aanhanger. Voor de tachograafregels kijk je naar de toegestane maximummassa van de complete voertuigcombinatie. Dus niet alleen naar het gewicht van je bedrijfsbus, maar ook naar dat van je aanhanger.
Een voorbeeld:
- Je bedrijfsbus heeft een toegestane maximummassa van 3.500 kg.
- Je aanhanger heeft een toegestane maximummassa van 2.000 kg.
- Samen is dat 5.500 kg.
Ook wanneer je aanhanger vrijwel leeg is, blijft de toegestane maximummassa van de combinatie 5.500 kg. Je kunt daardoor onder de tachograafregels vallen, terwijl je bedrijfsbus op zichzelf niet zwaarder mag zijn dan 3.500 kg.
Onze tip: controleer de toegestane maximummassa op de kentekenbewijzen van zowel je bedrijfsbus als je aanhanger. Het daadwerkelijke gewicht van je lading is niet bepalend voor deze grens.
3. Je bent ambachtsman, geen chauffeur. Geldt er een uitzondering?
Ja. Voor ondernemers die materialen, gereedschap of zelfgemaakte producten vervoeren, bestaat een belangrijke Europese uitzondering.
Deze geldt voor voertuigen of voertuigcombinaties met een toegestane maximummassa van maximaal 7.500 kg, wanneer aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:
- Je vervoert materialen, gereedschap of machines die je zelf voor je werk gebruikt, of je levert goederen af die ambachtelijk zijn vervaardigd.
- Je rijdt binnen een straal van 100 kilometer rond de vestigingsplaats van je onderneming.
- Het besturen van het voertuig is niet je hoofdactiviteit.
- Je vervoert niet tegen betaling goederen voor anderen.
De Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT) gebruikt bij de beoordeling of rijden je hoofdactiviteit is een grens van maximaal 12 uur rijden per week.
Hoe werkt dat in de praktijk?
Stel dat je als meubelmaker voornamelijk in je werkplaats staat en af en toe zelfgemaakte meubels bij klanten aflevert. Blijf je binnen een straal van 100 kilometer rond je bedrijf en voldoe je aan de overige voorwaarden? Dan kun je mogelijk gebruikmaken van deze uitzondering.
Maar lever je een bestelling af aan de andere kant van Nederland? Dan voldoe je niet aan de afstandsvoorwaarde van deze specifieke uitzondering.
Goed om te weten: de grens van 100 kilometer gaat over de straal rond je bedrijf, niet over het totale aantal kilometers dat je tijdens de rit aflegt.
4. Wat als je met je bedrijfsbus naar Duitsland of België rijdt?
Sinds 1 juli 2026 zijn de tachograafregels uitgebreid voor bepaalde lichte bedrijfsvoertuigen die internationaal goederen vervoeren. Toch betekent dit niet dat iedere ondernemer met een bedrijfsbus een tachograaf nodig heeft.
Er bestaat namelijk een uitzondering voor eigen vervoer met voertuigen of voertuigcombinaties van meer dan 2.500 kg tot en met 3.500 kg, zolang het vervoer niet tegen betaling voor derden plaatsvindt en rijden niet je hoofdactiviteit is. Dat kan bijvoorbeeld relevant zijn voor een zelfstandige die met zijn bedrijfsbus eigen materialen naar een leverancier in Duitsland brengt. Maar er zit een belangrijk verschil tussen rijden met en zonder aanhanger.
Zodra de toegestane maximummassa van je voertuigcombinatie boven de 3.500 kg uitkomt, kun je deze specifieke uitzondering niet meer gebruiken. Mogelijk kun je nog wel gebruikmaken van de uitzondering voor ambachtslieden binnen een straal van 100 kilometer, zolang je aan alle voorwaarden voldoet.
Dicht bij de grens gevestigd?
Heb je een bedrijf vlak bij de Duitse of Belgische grens? Dan kan de ambachtsuitzondering ook relevant zijn voor internationale ritten. De grens van 100 kilometer stopt namelijk niet bij de Nederlandse landsgrens. Het is dus mogelijk dat je naar een bestemming in Duitsland rijdt die binnen de toegestane straal van je bedrijf ligt.
Of de uitzondering daadwerkelijk geldt, hangt af van alle voorwaarden.
5. Wat als je maar af en toe tachograafplichtig rijdt?
Voor veel kleine ondernemers is dit misschien wel de belangrijkste vraag. Stel dat je drie weken achter elkaar in je werkplaats werkt. Daarna maak je één rit waarvoor de tachograafregels gelden. Vervolgens rijd je weer een paar weken niet. Moet je dan ook je werkzaamheden buiten het rijden registreren?
Ja, wanneer je onder de rij- en rusttijdenregels valt, moet je ook rekening houden met de registratie van je andere werkzaamheden en rustperioden.
Dat betekent dat je niet alleen kijkt naar de uren die je daadwerkelijk achter het stuur zit. Werk je bijvoorbeeld in je werkplaats? Dan kunnen die uren als andere werkzaamheden moeten worden geregistreerd. Ben je vrij van werkzaamheden? Dan kan sprake zijn van rusttijd.
Hoe registreer je dat?
Wanneer je je bestuurderskaart in een digitale tachograaf plaatst, kun je handmatig activiteiten aanvullen die niet automatisch zijn geregistreerd.
Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen:
- Rijtijd: de tijd waarin je rijdt.
- Andere werkzaamheden: bijvoorbeeld werken in je werkplaats, laden of lossen.
- Rust: perioden waarin je vrij bent van werkzaamheden.
- Beschikbaarheid: perioden waarin je beschikbaar moet zijn, voor zover deze volgens de regels als beschikbaarheid tellen.
Bij een controle kan de ILT kijken naar de activiteiten van de huidige dag en de voorafgaande 56 dagen. Dat betekent niet dat je automatisch iedere minuut van die periode handmatig in de tachograaf moet invoeren. Wel moet je de activiteiten die volgens de regels geregistreerd moeten worden, correct kunnen verantwoorden.
Onze tip: houd je werkdagen, zakelijke ritten en rustperioden goed bij. Zeker als je slechts incidenteel tachograafplichtige ritten maakt, helpt een duidelijke administratie om ontbrekende activiteiten correct aan te vullen.
6. Mag je je bedrijfsbus ook privé gebruiken?
Misschien gebruik je je bedrijfsbus niet alleen voor je onderneming, maar ook om boodschappen te doen, familie te bezoeken of op vakantie te gaan. Hoe zit het dan met de tachograaf?
Voor werkelijk niet-commercieel goederenvervoer met voertuigen of voertuigcombinaties tot en met 7.500 kg bestaat een Europese uitzondering. Dat betekent dat een echte privérit buiten de rij- en rusttijdenregels kan vallen. Maar let op: een rit is niet automatisch privé omdat je geen afzonderlijke vergoeding voor het vervoer ontvangt.
Breng je bijvoorbeeld producten naar een klant, dan is dat nog steeds vervoer dat verband houdt met je onderneming.
En hoe zit het met bijtelling?
Betaal je bijtelling omdat je je bedrijfsbus ook privé gebruikt? Dan is het belangrijk om te weten dat bijtelling en tachograafplicht twee verschillende zaken zijn. Bijtelling is een fiscale regeling voor privégebruik van een zakelijke auto. De tachograafregels gaan over het voertuig, het soort vervoer en de toepasselijke uitzonderingen.
Bijtelling betalen betekent dus niet dat je automatisch bent vrijgesteld van de tachograafplicht.
Wanneer gebruik je 'out of scope'?
Heeft je voertuig een tachograaf en maak je een rit die daadwerkelijk buiten de rij- en rusttijdenregels valt? Dan kan de functie out of scope van toepassing zijn. Gebruik deze functie alleen wanneer de rit echt is uitgezonderd.
Een lege bedrijfsbus of een rit zonder aanhanger is namelijk niet automatisch out of scope.
7. Tachograafplichtig? Vergeet je bestuurderskaart en administratie niet
Valt je voertuig onder de tachograafplicht en kun je geen gebruikmaken van een uitzondering? Dan krijg je ook te maken met administratieve verplichtingen. Zo heb je een persoonlijke bestuurderskaart nodig en moeten tachograafgegevens worden uitgelezen en bewaard.
Voor digitale tachografen gelden onder andere deze termijnen:
- Gegevens van de bestuurderskaart minimaal iedere 28 dagen downloaden.
- Gegevens uit het tachograafgeheugen minimaal iedere 90 dagen downloaden.
- De gedownloade gegevens minimaal één jaar bewaren.
Ook wanneer je maar incidenteel tachograafplichtige ritten maakt, moet je rekening houden met de verplichtingen die op jouw situatie van toepassing zijn. Een tachograaf installeren is dus niet het enige wat je moet regelen.
8. Hoe weet je zeker of je een tachograaf nodig hebt?
De regels kunnen ingewikkeld zijn, vooral wanneer je verschillende soorten ritten maakt. Misschien rijd je de ene dag zonder aanhanger naar een leverancier en de andere dag met aanhanger naar een klant. Soms blijf je binnen 100 kilometer van je bedrijf, soms rijd je veel verder. Daarom is het verstandig om per soort rit te controleren welke regels gelden.
Kijk daarbij naar:
- De toegestane maximummassa van je bedrijfsbus en eventuele aanhanger.
- Of je binnen Nederland rijdt of internationaal goederen vervoert.
- Het doel van het vervoer en van wie de goederen zijn.
- De afstand tot je bedrijf.
- Of rijden je hoofdactiviteit is.
- Of je aan alle voorwaarden van een uitzondering voldoet.
De ILT biedt officiële informatie en hulpmiddelen waarmee je kunt controleren welke verplichtingen voor jouw situatie gelden.
Wat betekent dit voor jou als ondernemer?
Je hoeft geen beroepschauffeur te zijn om met de tachograafregels te maken te krijgen. Maar andersom betekent een bedrijfsbus met aanhanger ook niet dat je automatisch voor iedere rit een tachograaf moet gebruiken. Vooral het gewicht van je voertuigcombinatie, het doel en de afstand van je rit en de mogelijke uitzonderingen bepalen welke regels gelden.
Ben je bijvoorbeeld aannemer, siersmid, installateur of een andere ondernemer die slechts af en toe eigen materialen of producten vervoert? Controleer dan vooraf welke regels op jouw ritten van toepassing zijn.
Zo voorkom je verrassingen bij een controle en kun je met een gerust gevoel op pad.
Andere interessante artikelen
Meer over Administratie
Wil je dit soort artikelen via de mail ontvangen?
Schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief. Elke maand ontvang je de Wegwijzer met de laatste updates over (duurzame) mobiliteit in je inbox.
