Administratie
BTW tankbeurten terugvragen als ondernemer? Zo werkt het
In dit artikel lees je hoe het werkt, waarom een bonnetjes-administratie je meer kost dan je denkt, en hoe je met de juiste tankpas zonder gedoe krijgt waar je recht op hebt.
Elke liter brandstof die je zakelijk tankt, kost je meer dan alleen de prijs aan de pomp: er zit ook BTW bovenop. Het goede nieuws is dat je die btw als ondernemer grotendeels kunt terugvragen. Het minder goede nieuws: de regels zijn strenger dan veel ondernemers denken, en juist op dit punt kijkt de fiscus extra kritisch mee.
Hoe werkt BTW-aftrek op brandstof precies?
Als ondernemer betaal je btw over vrijwel alle zakelijke kosten, en brandstof is daarop geen uitzondering. Die btw mag je terugvragen als voorbelasting in je btw-aangifte, mits je aan een paar voorwaarden voldoet:
- De brandstof moet daadwerkelijk zakelijk gebruikt zijn.
- Je hebt een geldige factuur, met daarop het btw-bedrag en de gegevens van je onderneming.
- De factuur staat op naam van je bedrijf, niet op je privénaam.
Rijd je met de auto ook privé, dan mag je niet de volledige btw aftrekken. Je berekent dan welk deel van je kilometers zakelijk was en trekt alleen dat deel van de btw af. Rijd je bijvoorbeeld 70% zakelijk, dan is ook 70% van de btw op je brandstof aftrekbaar.
Woon-werkverkeer telt daarbij overigens mee als privégebruik, niet als zakelijk. Aan het einde van het jaar verwerk je dit met een correctie in je laatste btw-aangifte, gebaseerd op een sluitende rittenregistratie of, bij het ontbreken daarvan, een forfaitair percentage.
Kortom: de btw is terug te vragen, maar alleen als je kunt aantonen wélk deel zakelijk was én je facturen aan de eisen voldoen.
Waarom dit handmatig bijhouden vaak misgaat
In theorie klinkt het simpel: bon bewaren, btw eraf halen, aftrekken. In de praktijk loopt het vaak spaak op een paar punten.
Bonnetjes raken kwijt of zijn onvolledig. Een prop papier uit de auto belandt sneller in de wasmachine dan in de boekhouding. En als je wél het bonnetje bewaart, ontbreekt er regelmatig een specificatie van het btw-bedrag of staan je bedrijfsgegevens er niet op.
Betalen met een privérekening levert discussie op. Betaal je contant of met je privé-bankpas, dan is voor de Belastingdienst nauwelijks te controleren of de brandstof echt voor je onderneming was. Bij bedragen tot ongeveer €100 wordt een bonnetje soms nog geaccepteerd als je het zakelijke karakter aannemelijk maakt met een rittenregistratie ernaast, maar bij hogere bedragen ligt de lat een stuk hoger. Zonder een betaalmiddel dat duidelijk aan je onderneming gekoppeld is, wijst de fiscus de aftrek in de meeste gevallen af.
De fiscus kijkt extra scherp mee. Brandstofkosten waren in het verleden een populaire fraudepost, en dat heeft geleid tot strengere controles. Een matige administratie kan bij een controle zomaar leiden tot een naheffing, inclusief boete.
Het kost simpelweg tijd. Elk bonnetje los invoeren, uitzoeken welk btw-tarief van toepassing was en aan het eind van het jaar alsnog een correctie berekenen: het is niet ingewikkeld, maar wel tijdrovend. Tijd die je liever aan je onderneming besteedt dan aan administratie.
Hoe een tankpas van MKB Brandstof dit oplost
Met de tankpas van MKB Brandstof verdwijnt het grootste deel van deze rompslomp vanzelf. Elke tankbeurt komt automatisch op je zakelijke naam te staan, inclusief een correcte, btw-conforme specificatie. In plaats van losse bonnetjes te verzamelen, ontvang je één overzichtelijke verzamelfactuur waarop alle tankbeurten van die periode duidelijk gespecificeerd staan.
Dat betekent concreet:
- Geen discussie over de tenaamstelling. Elke transactie staat automatisch op naam van je onderneming, waardoor je nooit meer hoeft uit te leggen waarom een bonnetje op jouw privénaam stond.
- Altijd een correcte btw-specificatie. Je hoeft niet meer te controleren of het btw-bedrag wel duidelijk op de bon staat: dat staat gewoon op de factuur.
- Eén overzicht in plaats van tientallen losse bonnen. Aan het einde van de maand of het kwartaal heb je alles overzichtelijk bij elkaar, in plaats van een stapel papiertjes te moeten sorteren.
- Eenvoudig te verwerken in je boekhouding. De factuur is direct in te lezen in boekhoudpakketten, zodat je (of je boekhouder) niet meer handmatig elke regel hoeft over te typen.
Zo bespaar je niet alleen tijd, maar verklein je ook het risico dat je bij een controle zonder goede onderbouwing staat.
Is een tankpas geschikt voor jou als ondernemer of zzp'er?
Een tankpas is voor de meeste ondernemers die regelmatig zakelijk rijden een logische stap, maar let bij het kiezen wel op een paar dingen:
- Hoe vaak rijd je zakelijk? Rijd je incidenteel, dan is het vooral een kwestie van gemak. Rijd je structureel, dan wordt het al snel ook een kwestie van tijdsbesparing en foutmarge.
- Gebruik je de auto ook privé? Dan blijft de verplichte btw-correctie voor privégebruik gewoon van toepassing, ook met een tankpas. De pas maakt de zakelijke administratie overzichtelijk, maar neemt je niet de verantwoordelijkheid uit handen om zakelijk en privé gescheiden te houden.
- Val je onder de kleineondernemersregeling (KOR)? Ben je vrijgesteld van btw via de KOR, dan kun je sowieso geen btw terugvragen of aftrekken, ook niet met een tankpas. In dat geval is een tankpas vooral interessant vanwege het gemak en overzicht, niet vanwege het btw-voordeel.
- Hoeveel bedrijfsvoertuigen heb je? Met meerdere voertuigen of medewerkers die zakelijk rijden, loont een tankpas al snel extra, omdat je in één overzicht ziet wie waar en hoeveel heeft getankt.
Bovenal: gewoon gemak
Los van het fiscale voordeel is het belangrijkste voordeel misschien wel simpelweg gemak. Geen bonnetjes meer bewaren, geen rekenwerk meer aan het einde van het kwartaal, en geen onzekerheid meer of je administratie een controle doorstaat. Met de app en het dashboard van MKB Brandstof zie je bovendien altijd direct wat er is getankt, waar en voor welk bedrag, zonder dat je daar zelf iets voor hoeft bij te houden.
Tanken én laden, door heel Nederland en Europa
Met tankpas van MKB Brandstof tank je niet alleen bij tankstations door heel Nederland, maar bij meer dan 70.000 tankstations in heel Europa. Zo hoef je onderweg naar een klant in het buitenland niet ineens met een ander betaalmiddel te betalen. En rijd je (deels) elektrisch of overweeg je de overstap? Dan kun je met dezelfde pas ook terecht bij publieke laadpalen, zodat je niet met losse passen voor brandstof en stroom hoeft te werken. Eén pas, één overzicht, of je nu tankt of laadt.
Wil je stoppen met bonnetjes verzamelen en gewoon zeker weten dat je btw-administratie klopt? Vraag een tankpas aan bij MKB Brandstof en ervaar zelf hoeveel tijd en gedoe dat scheelt.
Aan de slag met een tankpas
Vragen en antwoorden over de tankpas
Andere interessante artikelen
Meer over Producten
Hoor als eerste de nieuwste podcast, schrijf je in!
Elke maand ontvang je de Wegwijzer met de laatste podcast en updates over (duurzame) mobiliteit in je inbox.
