Administratie
Online factureren
Wat is het verschil tussen een PDF en UBL-factuur? We leggen het uit.
Je kan op verschillende manieren online factureren. Je kan handmatig een factuur maken als PDF en versturen per e-mail, je kunt er factuurprogramma’s voor gebruiken die automatisch de PDF-facturen maken of UBL-facturen maken. De overheid gaat zelfs een stapje verder: die wil alleen nog via het beveiligde Peppol-netwerk facturen ontvangen. Hieronder een korte uitleg over de voordelen en wat de verschillen zijn tussen UBL en de E-factuur aan de overheid.
Verschil tussen PDF en UBL voor ontvanger
Een PDF-factuur wordt door de meeste (boekhoud)programma’s met documentherkenning herkend. Omdat het document digitaal is opgemaakt en dus de letters en cijfers te herkennen zijn. Wanneer een factuur gescand wordt, kan deze ook opgeslagen worden als PDF. Echter, door het scannen wordt de factuur een afbeelding. De herkenning (OCR) wordt dan minder nauwkeurig. Een UBL-bestand is in codetaal opgesteld. Alle informatie is in een standaardformaat opgesteld en daardoor foutloos te interpreteren door software. UBL is dus 100% nauwkeurig. Dit is het grootste verschil met PDF of inscannen waarbij het programma zelf moet proberen te herkennen wat het factuurnummer, de factuurdatum en de bedragen zijn.
Factureren aan de overheid
De Rijksoverheid verplicht het al enige tijd, maar de rest van de overheid zal snel volgen; e-facturen. Dit is een elektronische factuur, niet te verwarren met een digitale factuur zoals een PDF. Er zijn op dit moment drie manieren om een E-factuur aan de overheid te versturen, via:
- Peppol
- een online leveranciersportaal
- Digipoort
Alle drie de manieren kosten geld. Peppol biedt mogelijkheden om direct vanuit het facturatieprogramma of boekhoudpakket te implementeren en wordt hierdoor breder omarmd. Een e-factuur via Peppol houdt in dat de factuur direct in de boekhouding van de ontvanger terecht komt. Dankzij de verificatie in het aanmeldproces bij Peppol wordt de juistheid van de verzender bepaald en voorkomt dus spookfacturen. Peppol is op dit moment een van de meest veilige en betrouwbare methodes om facturen te versturen.
Bron: https://www.accountancyvanmorgen.nl/2022/04/29/verschil-tussen-facturen-in-pdf-ubl/
Hoe activeer ik e-facturatie?
We hebben een handig stappenplan voor je gemaakt om je e-facturatie in te stellen. In drie simpele stappen heb je e-facturatie via het Peppol-netwerk geactiveerd.
Stap 1. Boekhoudprogramma check
Controleer of je online boekhoudprogramma aangesloten is op Peppol. Kun je niet achterhalen of je boekhoudprogramma Peppol ondersteunt? Volg dan de volgende stappen:
- Raadpleeg de website van de Nederlandse Peppolautoriteit.
- Neem contact met de helpdesk van je online boekhoudprogramma.
Stap 2. KvK-nummer check
Belangrijk is dat je actuele KvK-nummer bij ons bekend is. Dit verandert wanneer je onderneming van rechtsvorm wisselt (bijvoorbeeld van eenmanszaak of vof naar bv). Wil je zeker weten of het juiste KvK-nummer bij ons bekend is, raadpleeg Mijn Dashboard of neem contact met ons op.
Stap 3. Activeer e-facturatie via Peppol in je boekhoudprogramma
Stap 1 en 2 succesvol doorlopen? Dan kun je nu Peppol (laten) activeren in je boekhoudprogramma. Uiterlijk per volgende kalendermaand ontvang je je factuur automatisch in je boekhoudprogramma. Je hoeft je e-factuur dan alleen even te checken en goed te keuren. Tot slot, je ontvangt nog steeds een e-mail zodra je nieuwe factuur klaarstaat. Maar hier hoef je vanaf nu voor je administratie niets meer mee te doen.
